Facturar electrónicamente ahora será más fácil: Dian implementó nuevo sistema para comercios

La facturación electrónica en Colombia es un sistema digital implementado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) que permite emitir, recibir y almacenar facturas de manera electrónica. Este sistema reemplaza la facturación en papel y garantiza la autenticidad, integridad y trazabilidad de las transacciones comerciales.

Para operar, las facturas electrónicas deben cumplir con requisitos técnicos específicos, como el uso de un formato XML y la validación previa por parte de la DIAN. Es importante tener en cuenta que este tipo de facturación es obligatoria porque busca mejorar el control fiscal, reducir la evasión de impuestos y agilizar los procesos contables y administrativos de las empresas.

Además, facilita la fiscalización en tiempo real y promueve la digitalización de los negocios, reduciendo costos y aumentando la eficiencia en la gestión tributaria. Desde 2020, su uso es exigido para la mayoría de los contribuyentes en el país, con sanciones para quienes no cumplan con esta normativa.

Nuevo servicio de la Dian para facturar electrónicamente: cambio será importante

Recientemente la Dian anunció que a partir de la segunda semana de abril, un nuevo servicio de información será lanzado por la entidad. Este permitirá generar facturas electrónicas solamente utilizando el tipo y número de documento del comprador de bienes o servicios.

Esto significa que el proceso de facturación se simplificará en los comercios, pues los usuarios ya no tendrán que aportar una gran cantidad de datos para que su factura sea generada. Ahora solo deberán indicar la cédula, de acuerdo con lo establecido por la Resolución 000202 del 2025.

Tenga en cuenta que este servicio estará disponible para todos los facturadores, incluyendo además aquellos que usen el Servicio de Facturación Gratuita de la Dian, los que hayan desarrollado su propio software o que operen con uno de un proveedor tecnológico.

Es decir, los facturadores con software propio y los proveedores tecnológicos deberán ajustar sus sistemas para integrar los nuevos servicios. Este mecanismo permitirá completar de manera automática el nombre o razón social y el correo electrónico del comprador, con solo su número de cédula, generando así la factura electrónica sin necesidad de solicitar datos adicionales.

Esta herramienta agilizará los tiempos de generación de facturas electrónicas y el uso está limitado exclusivamente para generar estas facturas. Es decir, no podrá ser empleado para otros propósitos.

“Si el comprador no desea proporcionar su correo electrónico, el facturador deberá generar y entregar la representación gráfica de la factura de forma impresa, sin exigir dicho dato personal, tal como lo dispone el artículo 35 de la Resolución 165 de 2023″, precisó la entidad.

La Dian también indica que “de manera adicional, ningún establecimiento podrá solicitar documentos físicos ni datos adicionales como número telefónico, dirección de residencia o RUT”.