Así es la función que permite realizar firmas electrónicas en Google Doc y Drive

Con el continuo avance de la tecnología, cada vez más aspectos de la vida cotidiana se trasladan al mundo digital. Uno de los procesos que ha evolucionado significativamente es el de la firma de documentos. Google Docs y Google Drive, dos herramientas ampliamente utilizadas en el ámbito laboral y personal, han introducido una característica que agiliza este proceso: la firma electrónica.

En este artículo descubrirá cómo funciona esta función y cómo puede transformar la forma en la que maneja documentos importantes.

¿De qué se trata la firma electrónica?

La firma electrónica ha revolucionado la manera en que se validan acuerdos y contratos en el mundo digital. Atrás quedaron los días de impresiones, firmas manuscritas y escaneos. La función de firma electrónica en Google Docs y Drive permite a los usuarios añadir su firma de manera rápida y segura a documentos digitales, reduciendo la necesidad de imprimir, firmar físicamente y luego escanear documentos.

¿Cómo hacer la firma electrónica a través de Google Docs y Drive?

Google ha trabajado en el soporte nativo para firmas electrónicas desde Google Docs y Google Drive, con el fin de que los usuarios no tenga que salir de sus aplicaciones para firmar en otras aplicaciones. Luego de estar más de un año en estado alfa, la compañía Mountain View hizo el lanzamiento de ‘eSignatures’ en beta.

En resumen, esta nueva función de eSignatures le permitirá firmar y solicitar la firma de uno o más usuarios. Las capturas de pantalla publicadas por Google revelan que los usuarios de Docs y Drive pueden solicitar una firma completa o solamente las iniciales de los destinatarios. De igual manera, los usuarios podrán configurar el cuadro de ‘fecha de firma’ para que este se pueda autocompletar.

Por otro lado, con esta nueva función se pueden generar múltiples solicitudes de firmar a partir de un mismo documento o plantilla de contrato. Sin duda, la mejor opción que presenta eSignatures es la del rastreo de firmas. ¿De qué se trata esto? De acuerdo a la compañía, esta función permite rastrear las firmas pendientes para conocer el estado en el que están.

Cabe aclarar que la firma electrónica de Google Docs y Drive no es una novedad. De hecho, algunas opciones basadas en la nube como Dropbox o aplicaciones como Adobe Acrobat ya brindan este servicio desde hace algún tiempo. Más allá de esto, eSignature de Google será un gran alivio para quienes trabajan desde alguna de estas dos plataformas.

Eso sí, por el momento parece que solo podrá solicitar las firmas a los usuarios que utilizan Gmail. Sin embargo, la función de eSignature aún no se encuentra disponible para todo el público, pues aún se encuentra en estado beta. Desde Google han explicado que la firma electrónica no está disponible para todos los usuarios de Workspace.

En ese sentido, por ejemplo, los suscriptores individuales de este servicio tendrán acceso a la versión beta durante las próximas semanas. Por otro lado, los suscriptores de Workspace Business o Entrerprise solo tendrán acceso a esta función si sus administradores lo solicitan. Por último, la compañía no explicó si esta función también llegará a las cuentas personales gratuitas de Google, las más usuales, por lo que habrá que esperar que la compañía desarrolle un próximo informe sobre este tema.

Así las cosas, queda esperar qué decide Google, pero, sin duda, esta sería una novedad que agradecerían de gran manera los usuarios de estas plataformas para gestionar diferentes documentos.

*Este artículo fue creado con ayuda de una inteligencia artificial que utiliza machine learning para producir texto similar al humano, y curado por un periodista especializado de El País.