Alcaldía de Cali avanza en la custodia externa de archivos físicos para proteger el patrimonio documental

Pensando en proteger el valioso patrimonio institucional del municipio, la Alcaldía de Cali, dio a conocer este lunes, 25 de agosto, que trabaja en el proceso de custodia externa de archivos físicos, una estrategia que garantiza la seguridad, organización y preservación de documentos que narran la historia administrativa del Distrito.

Fue a través de un comunicado, donde la administración detalló que, a la fecha, bajo el mandato del alcalde Alejandro Eder, se ha entregado más de 19.000 cajas a la compañía especializada Iron Mountain, lo que representa un paso decisivo hacia una gestión documental más eficiente y segura, bajo estándares internacionales de conservación y protección.

El esfuerzo ha sido conjunto y refleja el trabajo de varias secretarías y dependencias. Por ejemplo, el Departamento Administrativo de Desarrollo e Innovación Institucional (DADII): 3.500 cajas; la Secretaría de Educación 1.794 cajas, y la de Secretaría de Deporte y Recreación 650 cajas. También hicieron parte de este proceso entidades como Infraestructura, Desarrollo Territorial, Gestión del Riesgo, Paz y Cultura Ciudadana, Vivienda y otras oficinas que en conjunto suman centenares de cajas más.

• Secretaría de Infraestructura: 772 cajas
• Secretaría de Desarrollo Territorial y Participación Ciudadana: 434 cajas
• Secretaría de Gestión del Riesgo de Emergencias y Desastres: 60 cajas
• Secretaría de Paz y Cultura Ciudadana: 250 cajas
• Secretaría de Vivienda y Hábitat: 48 cajas
• Otros organismos (Contratación Pública, Talento Humano, Servicios Públicos Municipales, Control Disciplinario, Gestión de Bienes y Servicios): 876 cajas

Cabe decir que, esta iniciativa responde a los lineamientos archivísticos establecidos por la normatividad nacional.

“Esta custodia externa garantiza no solo una mejor conservación de los documentos, sino también mayor seguridad frente a riesgos físicos y ambientales, gracias a la implementación de un plan de prevención y respuesta ante emergencias como incendios o inundaciones”, señaló la subdirectora de Trámites, Servicios y Gestión Documental, Laura Patricia Álvarez Gómez.

Entre los principales beneficios se destacan:

• Cumplimiento normativo en materia archivística.
• Mayor seguridad en la custodia de documentos.
• Liberación de espacios físicos en las entidades.
• Mejor trazabilidad y acceso a la información.
• Respaldo ante eventualidades con sistemas de seguridad certificados.

Así las cosas, los avances de esta iniciativa pueden ser consultados por la ciudadanía en el portal oficial de la Alcaldía de Cali, en la sección Transparencia, donde también se publican otros temas relacionados con la gestión documental, como los avances del PINAR, actividades de la Escuela de Gestión Documental, medidas de conservación, transferencias documentales y la campaña Cero Papel, entre otros. https://intranet.cali.gov.co/noticias/

“Con cada caja entregada, la Alcaldía de Santiago de Cali no solo preserva documentos, también fortalece la cultura archivística, impulsa la transparencia administrativa y consolida un sistema moderno, confiable y anticorrupción al servicio de la ciudadanía”, puntualizó la Subdirectora de Trámites, Servicios y Gestión Documental.